مرحله 1: با یک سلام مناسب شروع کنید ایمیل خود را با یک سلام حرفه ای شروع کنید، مانند “عزیز” و سپس نام گیرنده یا عنوان شغلی او. برای مثال، می‌توانید از «Dear Mr. Smith» یا «Dear Marketing Team» استفاده کنید.

مرحله 2: از ATTN در خط موضوع استفاده کنید مخفف “ATTN” را در خط موضوع ایمیل خود وارد کنید. این بلافاصله توجه گیرنده را جلب می کند و نشان می دهد که پیام برای شخص خاصی در نظر گرفته شده است.

مرحله 3: نام گیرنده را بیان کنید در متن ایمیل خود، نام شخص یا بخش مورد نظر خود را به صراحت ذکر کنید. این را می توان در یک خط جداگانه یا در پاراگراف اول پیام شما انجام داد.

مرحله 4: زمینه را ارائه دهید به طور خلاصه توضیح دهید که چرا این شخص یا بخش خاص را مورد خطاب قرار می دهید. هدف ایمیل خود و هرگونه جزئیات مرتبطی را که به گیرنده کمک می کند تا اهمیت آن را درک کند، به وضوح مشخص کنید.

مرحله 5: مختصر باشید ایمیل خود را مختصر و دقیق نگه دارید. از جزئیات غیر ضروری یا توضیحات طولانی که ممکن است از پیام اصلی شما منحرف شود، خودداری کنید. در صورت لزوم برای سازماندهی اطلاعات از نقاط گلوله یا لیست های شماره گذاری شده استفاده کنید.

مرحله 6: از زبان واضح و مستقیم استفاده کنید برای انتقال موثر پیام خود از زبان واضح و مستقیم استفاده کنید. از ابهام یا اظهارات مبهم که ممکن است منجر به سردرگمی شود خودداری کنید. در طول ایمیل خود مودب و حرفه ای باشید.

مرحله 7: تصحیح و ارسال کنید قبل از ارسال ایمیل، کمی وقت بگذارید و آن را برای هرگونه اشتباه یا غلط املایی تصحیح کنید. اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات دقیق و مرتبط هستند. پس از رضایت از محتوا، روی دکمه ارسال کلیک کنید.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به طور موثر یک ایمیل را با ATTN آدرس دهی کنید و شانس توجه پیام خود را توسط گیرنده مورد نظر افزایش دهید.

19 نکته برای آدرس دادن به ایمیل

علاوه بر مراحل ذکر شده در بالا، در اینجا 19 نکته وجود دارد که هنگام آدرس دهی ایمیل باید در نظر بگیرید:

1. از عنوان ترجیحی گیرنده (آقا، خانم، دکتر و غیره) استفاده کنید مگر اینکه دستور دیگری داده شده باشد.
2. املای نام گیرنده را دو بار بررسی کنید تا از هرگونه خطا جلوگیری شود.
3. اگر در مورد جنسیت گیرنده مطمئن نیستید، به جای در نظر گرفتن عنوان، از نام کامل او استفاده کنید.
4. اگر به جای یک فرد به یک بخش خطاب می‌کنید، از نام بخش مناسب استفاده کنید.
5. از استفاده از اختصارات یا کلمات اختصاری که ممکن است گیرنده با آنها آشنایی نداشته باشد خودداری کنید.
6. مطمئن شوید که آدرس ایمیلی که استفاده می کنید صحیح و به روز باشد.
7. استفاده از یک امضای ایمیل حرفه ای با اطلاعات تماس خود را در نظر بگیرید.
8. هنگام خطاب به گیرندگان بین المللی مراقب تفاوت های فرهنگی باشید.
9. از لحن مودبانه و محترمانه در طول ایمیل خود استفاده کنید.
10. پیام خود را هر زمان که ممکن است برای ایجاد ارتباط با گیرنده شخصی کنید.
11. از استفاده از تمام حروف بزرگ خودداری کنید، زیرا می‌تواند به عنوان فریاد زدن یا بی ادبی در ارتباط نوشتاری تعبیر شود.
12. خط موضوع خود را مختصر و مرتبط نگه دارید تا توجه گیرنده را به خود جلب کنید.
13. از سبک و اندازه قلمی استفاده کنید که خواندن آن آسان باشد.
14. از استفاده از قالب‌بندی یا رنگ‌های بیش از حد که ممکن است از محتوای ایمیل شما منحرف شود، خودداری کنید.
15. هر پیوست یا پیوند لازم را به صورت واضح و سازماندهی شده وارد کنید.
16. به هر درخواست یا درخواستی که از گیرنده دریافت شده است، فوراً پاسخ دهید.
17. اگر ایمیلی را فوروارد می‌کنید، توضیح مختصری درباره دلیل انجام این کار ارائه دهید.
18. از دستور زبان و علائم نگارشی مناسب برای حفظ حرفه ای بودن در ارتباطات خود استفاده کنید.
19. از استفاده از زبان عامیانه یا غیررسمی خودداری کنید مگر اینکه برای مخاطب خاص شما مناسب باشد.

با رعایت این نکات، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که ایمیل های شما به درستی آدرس داده شده و پیام شما را به طور موثر به گیرنده منتقل می کند.